Guía a la Historia Clínica

Un mobiliario de archivos son todos los elementos físicos destinados a la conservación de la documentación en la empresa, en nuestro caso seria el centro asistencial. - ESTANTERÍAS: Son muebles metálicos o de madera con baldas horizontales que sirven para colocar carpetas y cajas de documentación  también pueden disponer de baldas móviles para la inspiración de carpetas colgantes. - ARMARIOS PARA ARCHIVOS: Muebles metálicos o de madera con puertas. En su interior contienen baldas. Los hay de distintos tipos, con puerta corredera, con persiana, con cerradura, claves de acceso, ignífugos - ARCHIVADORES (MUEBLES): Muebles metálicos con cajones. En su interior tienen unas guías para suspender las carpetas colgantes. - ESTANTERÍAS MÓVILES O COMPACTAS: Conjunto de estanterías que se desplazan sobre raíles aprovechando al máximo el espacio del que disponemos. las estanterías circulan transversalmente a los raíles  creándose un único pasillo libre por el que se accede a los do

Las cajas y los carros de transporte son otros elementos muy importantes: Las cajas permiten transportar y distribuir los expedientes y es aconsejable el uso de cajas de plancha metálica ya que su solidez aseguran su conservación durante el traslado. Los carros permiten transportar y distribuir las cajas con los expedientes clínicos cuando se prestan para la asistencia y también cuando se archivan y se extraen del almacén. Deben ser robustos y de metal, con barra de tracción, ruedas orientables y por lo menos dos estantes para colocar los documentos. Si el préstamo de la H.C es muy voluminoso se utilizarán otros medios de transporte para el traslado a las unidades o servicios del centro, como por ejemplo contenedores con ruedas o toros mecánicos. https://www.quirumed.com/es/mobiliario-clinico/carros/carros-historias-clinicas

Las estanterías son el elemento indispensable en un archivo para poder instalar los documentos. Deben tener unas características determinadas y atender a una serie de directrices: - Han de ser sólidas, preferiblemente de metal, y su espesor ha de ser suficiente para soportar el peso de los documentos.  - Deben estar elevadas unos centímetros del suelo y cerradas por la parte superior y por los laterales como protección contra el polvo. - Los estantes deben ser regulables para adaptarse a cualquier tipo de contenedores. - El fondo de las baldas ha de ser tal que ni los documentos alojados ni sus contenedores sobresalgan de las mismas. - La separación entre baldas debe dejar una holgura mínima de 3 cm entre la línea de coronación de los expedientes y la balda inmediata superior. - La máxima longitud aconsejable de la estantería es de 11m.

El archivo centralizado se define como el almacenamiento de todas las Historias Clínicas en un único depósito. Las ventajas de los archivos centralizados son las siguientes: 1. Evita la duplicación de los documentos que componen la Historia Clínica. 2. Integración de toda la documentación. 3. Disminución de los costes 4. Ahorro de espacio 5. Estandarización y protocolización de los procedimientos.

El archivo clínico es el lugar donde se guardan todos los expedientes clínicos de todos los pacientes que hayan tenido algún tipo de asistencia médica. También realiza las funciones de préstamo, resguardo y conservación de estos archivos. El expediente clínico es un instrumento que sirve para conservar las notas y estudios que se realizan a los pacientes, y sirve para la planificación de las posteriores atenciones al usuario. Las funciones propias del archivo clínico son: La formación de los expedientes clínicos de los pacientes. Guarda de expedientes clínicos. Manejo de expedientes clínicos.  La elaboración de estadística y bio-estadística que se deriva de los mismos expediente. La coordinación de sus labores propias con la vigencia de derechos.

Una unidad de documentación podríamos decir que se trata de una unidad de información especializada adscrita a un organismo (propietario de este centro), donde se encuentran conservados y almacenados los documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio o una actividad de la propia institución o empresa, y cuya finalidad es servir de referencia y ayuda a los profesionales o investigadores. Las unidades de documentación clínica son cada vez más importantes en los hospitales, y su existencia se justifica ya no sólo por los requerimientos legales, sino por el papel que desempeñan en relación con la información clinicoasistencial para la gestión, planificación, investigación y epidemiología.

Buenos días, hoy vamos a hablar sobre uno de los mecanismos más utilizados en el archivo de las Historias Clínicas. La identificación de las HC se realiza mediante un número secuencial único y permanente, por el cual, una vez asignado, el paciente siempre será identificado por el mismo número, otorgado por la institución y asignado en el primer contacto que el paciente tenga con ésta. Existen dos métodos principales para el Archivo númerico, el convencional (por número consecutivo) y el método digito terminal. Sistema de Doble y Triple Digito Terminal La ordenación de las historias clínicas por doble/triple digito terminal es un sistema de gestión de archivos que no clasifica los documentos archivados por números consecutivos sino por identidad sucesiva de los dos/tres números finales. El método convencional es archivar las HC en estricto orden ascendente, lo cual es útil en establecimientos con poco volumen de atención.  El método dígito terminal es rápido, seguro

La historia clínica es un documento médico legal, que surge del contacto entre el médico y el paciente. En ella se recoge la información necesaria para la correcta atención de los pacientes. La historia clínica es un documento válido, desde el punto de vista clínico y legal, que recoge información de tipo asistencial, preventivo y social. Se define como el conjunto de documentos que contiene datos, valoraciones e informaciones sobre la situación y evolución clínica del paciente a lo largo del proceso asistencial. La historia clínica reúne toda la información relacionada con el paciente, registrada por su médico y el resto de profesionales sanitarios implicados en su asistencia. Para saber más visitad el siguiente enlace: https://www.consumoteca.com/bienestar-y-salud/medicina-y-salud/que-es-la-historiaclinica-de-un-paciente-y-para-que-sirve/

Esta fase del proceso vital de una HC, incluye el inventariado, el transporte, el depósito y la custodia de los fondos documentales, desde las dependencias donde actualmente se encuentran a las dependencias de la empresa adjudicataria.  El inventariado supondrá la identificación de todas y cada una de las unidades entregadas en depósito, al menos por número de historia clínica.  La empresa adjudicataria se compromete a facilitar al hospital una copia del inventario resultante, en soporte y formato totalmente compatible con el sistema de información del hospital, para que éste pueda actualizar sus bases de datos.  El transporte de los fondos se adaptará a las necesidades del hospital y durante cualquier momento del mismo debe estar garantizado el acceso a los fondos afectados y a su gestión diaria a requerimiento del hospital.  El depósito y custodia de los fondos externalizados se realizará exclusivamente en dependencias de la empresa adjudicataria y por personal a su cargo. 

El NHC es el identificador utilizado para marcar las HC hospitalarias. Es un número secuencial que proporciona al ordenador en el momento en el que el paciente acude por primera vez al centro a recibir asistencia. Uno de los mayores quebraderos de cabeza de los profesionales que diseñan sistemas informáticos sanitarios es  cómo identificar de manera única e inequívoca a los pacientes  que serán registrados en ellos. Para resolver esto, la primera aproximación que puede venir a la cabeza es utilizar los mismos sistemas que se usan en la vida diaria para identificarnos. Sin embargo, utilizarlos no constituyen una buena solución (o al menos, no una solución completa) cuando hablamos de sistemas de información sanitaria. Vamos a ver por qué: Nombres y Apellidos : El principal problema es que no son datos estables, y se pueden repetir de un paciente a otro. Por tanto, serán datos que será necesario incluir en nuestros sistemas, pero no podrán convertirse en ese identificador únic

El expurgo de los Documentos Clínicos se centra en deshacer los documentos clínico asistenciales de los cuales han pasado 5 años. No existe un criterio común a nivel nacional sobre qué documentos de la HC deben conservarse permanentemente y cuáles pueden eliminarse, aunque queda claro que la documentación clínica forma parte del patrimonio cultural de una nación y que, por tanto, deben tomarse medidas para su conservación destruyendo sólo aquellos documentos que han perdido sus valores primario y secundario. El expurgo o destrucción de la información clínica relativa a pacientes plantea un gran número de interrogantes para el profesional de la sanidad ¿qué información se considera historia clínica? ¿qué proceso debo seguir para proceder legalmente a su destrucción? La normativa recoge unas directrices muy concretas acerca de estos aspectos y es fundamental que el profesional conozca con claridad cómo debe proceder ante una cuestión a la que tarde o temprano tendrá que hacer frente.