Esta fase del proceso vital de una HC, incluye el inventariado, el transporte, el depósito y la custodia de los fondos documentales, desde las dependencias donde actualmente se encuentran a las dependencias de la empresa adjudicataria.
El inventariado supondrá la identificación de todas y cada una de las unidades entregadas en depósito, al menos por número de historia clínica.
La empresa adjudicataria se compromete a facilitar al hospital una copia del inventario resultante, en soporte y formato totalmente compatible con el sistema de información del hospital, para que éste pueda actualizar sus bases de datos.
El transporte de los fondos se adaptará a las necesidades del hospital y durante cualquier momento del mismo debe estar garantizado el acceso a los fondos afectados y a su gestión diaria a requerimiento del hospital.
El depósito y custodia de los fondos externalizados se realizará exclusivamente en dependencias de la empresa adjudicataria y por personal a su cargo.
El hospital designará una persona delegada para la supervisión de todas las operaciones de manipulación, de inventariado y de traslado de los fondos. Dicha persona podrá efectuar muestreos sobre las series externalizadas antes de la firma conforme del proceso.
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